Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un órgano colegiado de una entidad (Asamblea de Asociados, Junta de Socios, Asamblea de accionistas, Cooperados o Corporados, Consejo de Administración, etc.) de una Entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.

QUE REQUISITO DEBE CONTENER UN ACTA?

A.        El acta debe contener por los menos los siguientes requisitos generales:

1.    Nombre y NIT de la empresa a la cual pertenece

2.    Número del Acta (Las actas deben llevar una numeración cronológica. Si se lleva en un solo libro de actas del máximo órgano – asamblea – y del organo de administración – junta directiva – el consecutivo debe ser independiente para cada órgano. Si se pasa de un año a otro o el libro se cambia por agotamiento, el consecutivo continua).

3.    Órgano que se reúne (Asamblea de accionistas, Junta de socios, juntas directivas, consejos de administración, juntas de vigilancia, etc.)

4.    Clase de la reunión (Ordinaria – Extraordinaria – universal, de derecho propio, de segunda convocatoria, reunión no presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo)

5.    Ciudad donde se desarrolló la reunión. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en la reunión universal.

6.    El lugar, la fecha y la hora de la reunión.

7.    Quien convoco y en calidad de qué; el medio utilizado para convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma o fecha en que se convocó. Son ineficaces las decisiones adoptadas en  reuniones que no se cumplieron las condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en la reunión universal.
 
B.    De igual forma debe contener por lo menos los siguientes requisitos específicos en desarrollo del orden del día:

1.    Nombres de las personas designadas para presidir la reunión (Presidente y Secretario)

2.    Se debe demostrar el quórum deliberatorio para le desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en las misma. Son ineficaces las decisiones del máximo órgano adoptadas en una reunión que no hubo quórum deliberatorio estatutario o legal, y son nulas las decisiones adoptadas en una reunión que no hubo quórum, estatutario o legal.

El deliberatorio  se demuestra, para las reuniones del máximo órgano (Ej. Asamblea de accionistas), indicando el número y nombre de los socios que están presentes o representados en la reunión, el monto del capital que representan o número de cuotas o acciones de cada uno y el total del capital de la sociedad (si concurren a través de apoderado, se expresará el nombre de este, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en que calidad actúa su representante) Para el órgano de administración. (Ej. Junta directiva), se debe indicar el nombre completo de cada directivo presente en la reunión.

El decisorio de cualquier órgano, se demuestra indicando para cada decisión que se someta a aprobación, el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco.


3.    Los temas establecidos en el orden del día de la convocatoria, si la reunión es extraordinaria o de segunda convocatoria de una extraordinaria; o los aprobados en la reunión para desarrollar en la misma, en las demás.

4.    La constancia de aprobación del acta, por parte del órgano que actuó o de la comisión designada en la reunión, para el efecto, quienes deben firmarla en señal de aprobación.

5.    Fecha y hora de cierre de la reunión.

6.    El original del acta debe firmarse, por quienes actuaron  como PRESIDENTE Y SECRETARIO de la reunión en señal de cierre, o en su defecto del revisor fiscal.
 

QUE ANEXOS SE DEBEN PRESENTAR CON EL ACTA?:

1.    De los elegidos que no aceptaron el nombramiento durante la reunión, según el acta, se debe enviar la constancia de aceptación con su firma.

2.    Fotocopia legible de la cédula de todos los dignatarios elegidos, principales y suplentes.

3.    Si los nombramientos son de personas jurídicas anexar fotocopia de los respectivos NIT de cada empresa o entidad nombrada.

4.    Si la entidad es sin animo de lucro y realiza una actividad que esta regulada por la ley especial y por ende la vigila una entidad de control estatal (Superintendencia Bancaria, de Vigilancia, Valores, Economía Solidaria para las Cooperativas con Sección de Ahorro y Crédito, etc) los elegidos, se deben posesionar previamente ante dicha entidad, para el posterior registro del nombramiento ante la Cámara, para lo cual deberán allegar la autorización de la mencionada posesión.


RECOMENDACIONES:

1.    Verifique que el nombramiento lo realice el órgano competente según estatutos para efectuar el mismo

2.    Compruebe que los nombramientos realizados correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley

3.    La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible, para garantizar su digitación

4.    Si existe reformas estatutarias confirmar que exista quórum para deliberar y tomar decisiones.

 


En la ciudad de XXXXXXX a las (horas) del (día)  del mes de _________ del año _____, se reunió ( Determine que órgano se reúne, Ejplo: ASAMBLEA DE ACCIONISTAS, JUNTA DE SOCIOS, JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, JUNTA DE VIGILANCIA, ENTRE OTROS.), según convocatoria efectuada previamente por __________________ (órgano o persona facultada por estatutos para convocar) mediante _________________ (medio utilizado: oficio, prensa, radio, aviso, etc, que se establezca en estatutos) con termino de antelación _______ (número de días según estatutos), con el objeto de desarrollar el siguiente orden del día:


1.    Llamado a Lista y verificación del Quórum
2.    Elección Presidente y Secretario de Asamblea
3.    Nombramiento Representante Legal de la empresa
4.    Aprobación del acta


1.    Se llamo a lista y se constato que hubo Quórum para deliberar y decidir conforme a la ley y estatutos.

2.    Se eligió por unanimidad al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX como Presidente de la reunión y al  Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX de XXX como secretario de la reunión.

3.    Se designó al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX, como nuevo representante legal (Gerente, Presidente, entre otros) de la entidad, quien manifiesta su aceptación al cargo por la cual fue designado.

4.    Agotado el orden del día se levanta la sesión previa lectura y aprobación del acta.


Dada en la ciudad de _______ a los _____ días del mes de ______ de año ________.


XXXXXXXXXXXXXXXXXXX            XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PRESIDENTE                    SECRETARIO


Este documento es fiel copia tomada de su original.



XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
SECRETARIO