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Señor comerciante a fin de efectuar de manera ágil su proceso de renovación de matrícula le sugerimos tener en cuenta los siguientes requisitos obligatorios para cumplir con su deber legal:

1. Para llevar a cabo el proceso de renovación, es necesario que el matriculado o inscrito cuente con el número de identificación tributaria NIT, por tal razón, si Usted no ha reportado su NIT ante la Cámara de Comercio, debe allegar copia del RUT.

En cumplimiento de lo establecido en el numeral 2.1.3.6. de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, modificada por la Circular Externa 02 del 24 de noviembre de 2016, para renovar la matrícula mercantil de los comerciantes, se debe diligenciar como dato obligatorio el NIT.

En virtud de lo anteriormente expuesto, si el matriculado o inscrito no ha reportado su número de identificación tributaria, la Cámara de Comercio , debe proceder a DEVOLVER o RECHAZAR el trámite de renovación. (Concepto de la Superintendencia de Industria y Comercio Radicado 15-051484-00001-0000 del 27 de marzo de 2015)

2. Los formularios deben contener la firma del matriculado o del representante legal en el caso de las personas jurídicas.

El artículo 38 del Código de Comercio señala que la falsedad en los datos que se suministren al registro mercantil será sancionada conforme al Código Penal, en consecuencia, es OBLIGATORIO que los formularios de matrícula o renovación contengan la firma del comerciante o titular del registro o en su defecto, del tercero autorizado para su diligenciamiento (adjuntando poder), quien declara bajo la gravedad de juramento que la información consignada en dichos formularios es confiable, veraz y exacta.

3. Para los trámites de renovación y de matrícula, el comerciante o inscrito debe aportar balances o certificaciones autorizadas por contadores públicos, en las cuales conste su información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

De conformidad con lo establecido en el artículo 36 del Código de Comercio: “Las cámaras podrán exigir al comerciante que solicite su matrícula que acredite sumariamente los datos indicados en la solicitud con partidas de estado civil, certificados de bancos, balances autorizados por contadores públicos, certificados de otras cámaras de comercio o con cualquier otro medio fehaciente”.

Así mismo, en el numeral 2.1.3.10 de la Circular Única expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, modificada por la Circular Externa 002 del 24 de noviembre de 2016, se señala: “Las Cámaras de Comercio aplicarán el artículo 36 del Código de Comercio atendiendo criterios objetivos y uniformes en los casos en los que necesariamente se requiera probar sumariamente los datos suministrados en la petición de matrícula o renovación”.

En virtud de lo anterior, atendiendo los criterios de objetividad señalados en la Circular Única y en aras de garantizar la confiabilidad y veracidad de la información reportada por las personas naturales y jurídicas en el Registro Único Empresarial y Social – RUES, en los términos del artículo 166 del Decreto 019 de 2012, les recordamos que constituye un requisito obligatorio que los comerciantes e inscritos deben acreditar para los trámites de renovación y matrícula, la presentación de la siguiente documentación:

a. Persona natural régimen simplificado: balances y/o estados financieros o certificaciones autorizadas por contadores públicos, en las cuales conste su información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sin importar el valor de los activos reportados, su actividad económica o cualquier otro aspecto.

b. Persona natural régimen común: balances y/o estados financieros, en las cuales conste su información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sin importar el valor de los activos reportados, su actividad económica o cualquier otro aspecto.

c. Personas jurídicas (sociedades mercantiles y entidades sin ánimo de lucro): balances y/o estados financieros, en las cuales conste su información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sin importar el valor de los activos reportados, su actividad económica, régimen tributario o cualquier otro aspecto.

Toda la información financiera reportada por los comerciantes e inscritos debe presentarse observando lo establecido en la Ley 1314 de 2009, esto es, aplicando las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF.

4. Los campos correo electrónico y número de celular, son de diligenciamiento obligatorio en renovaciones y matrículas.

Esta información debe suministrarse de manera obligatoria, a fin de remitir las alertas del Sistema de Prevención de Fraudes – SIPREF, contempladas en el numeral 1.14.2.3. de la Circular Única.

5. Los beneficiarios de la Ley 1780 de 2016, deben presentar los siguientes documentos para conservar el beneficio al momento de realizar su renovación:

a. Certificación o constancia expedida por el representante legal y/o revisor fiscal, en la cual se acredite que él o los socios con edad entre 18 y 35 años continúan en la empresa y representan como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en el capital social, entratándose de personas jurídicas.
b. Relación de trabajadores vinculados directamente con la empresa, indicando el nombre o identificación, aplica tanto para personas naturales como para personas jurídicas.

c. Certificación o constancia expedida por el comerciante y en el caso de las personas jurídicas, por el representante legal y/o revisor fiscal, en la cual se acredite que se han realizado los aportes de seguridad social integral, contribuciones de nómina de acuerdo a la normatividad vigente.

d. Certificación o constancia expedida por el comerciante y en el caso de las personas jurídicas, por el representante legal y/o revisor fiscal, en la cual se acredite que se han cumplido con las obligaciones en materia tributaria.

6. Para aquellos comerciantes que desistan voluntariamente de la aplicación del beneficio de la Ley 1780 de 2016, es necesario adjuntar solicitud por escrito, suscrita por el titular del registro y con autenticación de firmas ante Notaria.

Señor empresario, recuerde que el proceso de renovación de su registro puede realizarse de manera virtual desde la comodidad de su casa u oficina, a través de nuestra página web institucional: www.ccpasto.org.co, opción servicios en línea y haciendo uso de los medios de pago PSE con la entidad bancaria de su preferencia, de manera ágil y con la misma seguridad jurídica de un trámite presencial.

ARTURO FIDEL DIAZ TERÁN
Presidente Ejecutivo

Proyectó: Adela Cerón
Directora DJRP